Redaktor serii

Marta Hołoweńko

Redakcja

Agnieszka Al-Jawahiri

Projekt okładki

Amadeusz Targoński, targonski.pl

Skład

Shift_Enter

Opracowanie wersji elektronicznej:

© Copyright by Poltext sp. z o.o.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2016

Poltext sp. z o.o.

02-230 Warszawa, ul. Jutrzenki 118

tel.: 22 632-64-20

e-mail: wydawnictwo@poltext.pl

internet: www.poltext.pl

ISBN 978-83-7561-695-8 (format e-pub) 

ISBN (978-83-7561-699-6 format mobi) 

ISBN 978-83-7561-724-5 (format pdf) 

Spis treści

Okładka

Strona tytułowa

Strona redakcyjna

Spis treści

O autorce

Wstęp

Rozdział 1. Podstawy: rynek e-mail marketingu i prawo

E-mail marketing w liczbach

Aspekty prawne

Czym jest dana osobowa?

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych

Przetwarzanie danych w celach marketingowych przez podmioty trzecie

Typy pozyskania zgody marketingowej – single i double opt-in

Spam vs e-mail marketing

Rozdział 2. Od czego zacząć?

Dopełnienie formalności w GIODO

Rejestracja zbioru danych

Powołanie ABI

Budowa bazy subskrybentów

Lista Robinsonów

Wybór profesjonalnego narzędzia

Rozdział 3. Pierwsze kroki w systemie

Rozplanowanie wysyłek w czasie

Sytuacja pierwsza: Janek wysyła pierwszy newsletter

Sytuacja druga: Janek planuje wysyłki z wyprzedzeniem

Określenie nadawcy

Przygotowanie autoresponderów

Prośba o potwierdzenie subskrypcji

Podziękowanie za zapis na newsletter

Potwierdzenie rezygnacji z subskrypcji

Struktura i import bazy odbiorców

Rozdział 4. Jak przygotować kampanię?

Jakimi wytycznymi kierował się Janek przy wyborze tematu wiadomości i nadawcy?

Stopka podglądu wiadomości

Stopka informacyjna

Stopka wypisu

Wersja tekstowa

Elementy HTML, między innymi grafiki, wideo, GIF-y…

Personalizacja tekstu

Zróżnicowanie elementów graficznych

Spam test

Test podglądu wyświetlania wiadomości (ang. preview test)

Testowa wysyłka wiadomości

Podgląd wersji mobilnej

Podgląd poprawności personalizacji

Test A/B (ang. split test)

Rozdział 5. Jak mierzyć efekty

Podstawowe miary efektywności

Wskaźnik wysłanych wiadomości

Wskaźnik dostarczonych wiadomości

Wskaźnik odbić

Wskaźnik otwarć (OR)

Wskaźnik kliknięć (CTR)

Wskaźnik CTOR

Wskaźnik wypisów z bazy (UR)

Wskaźnik UTOR

Wskaźnik zgłoszeń spamu

Dodatkowe statystyki

Geolokalizacja

Domeny

Aplikacje webowe, mobilne i desktopowe

Ocena skuteczności kampanii w praktyce

Rozdział 6. Co dalej, czyli inspiracje działań prostych i zaawansowanych

Studium przypadku GetResponse dla Diverse: Jak kody rabatowe zwiększyły 10-krotnie liczbę subskrypcji do newslettera

Informacje o kliencie

Wyzwanie

Zrealizowany projekt

Budowa bazy subskrybentów

Przygotowanie responsywnego szablonu newslettera

Kody rabatowe

Optymalizacja

Efekty

Podsumowanie

Studium przypadku GetResponse dla Hairstore.pl: Optymalizacja mailingów − wzrost zamówień o 31,96% w sklepie internetowym

Informacje o kliencie

Wyzwanie

Zrealizowany projekt

Budowa bazy subskrybentów

Wprowadzenie kuponów rabatowych

Zastosowanie automatycznej komunikacji

Wykorzystanie personalizacji i segmentacji

Wyniki kampanii

Podsumowanie

Studium przypadku FreshMail dla Diamonds Factory: Komunikacja 1:1 w e-mail marketingu

Informacje o kliencie

Wyzwanie

Zrealizowany projekt

Wyniki i podsumowanie

Studium przypadku FreshMail dla TUI: Promocja oferty letniej przy pomocy kontentu dynamicznego

Informacje o kliencie

Wyzwanie

Zrealizaowany projekt

Wyniki i podsumowanie

Studium przypadku FreshMail dla PerhapsMe: Segmentacja bazy na podstawie analizy RFM

Informacje o kliencie

Wyzwanie

Zrealizowany projekt

Wyniki

Podsumowanie

Studium przypadku SARE dla Endo: 44,5% przyrost bazy dzięki konkursowi Urodzinowe rabaty

Cel kampanii

Grupa docelowa

Realizacja

Mechanizm i narzędzia

Wyniki

Studium przypadku SARE dla L’Occitane: Kampania urodzinowa E-mail + SMS

Cel kampanii

Grupa docelowa

Realizacja, mechanizm i narzędzia

Wyniki

Studium przypadku SARE dla Nespresso: Badanie opinii klientów za pomocą ankiety online

Informacje o kliencie

Cel kampanii

Realizacja

Wyniki

Słowniczek

Wstęp

Skrzynka pocztowa, szczególnie ta prywatna, stanowi dla większości z nas – zaraz po telefonie, najbardziej osobiste medium komunikacyjne. Niektórzy śmiało stwierdzą, że pozostawienie w domu portfela czy dokumentów nie doskwiera nam tak bardzo przez resztę dnia jak brak smartfona czy dostępu do sieci nawet przez kilka godzin. Nikogo to nie powinno dziwić – w końcu jesteśmy społeczeństwem informacji uzależnionym od elektroniki i Internetu.

Dla większości z nas typowy dzień wygląda tak samo: zaraz po przebudzeniu sięgamy po smartfona, tuż po tym, jak wyłączymy drażniący alarm budzika, a następnie gdzieś pomiędzy poranną kawą a myciem zębów sprawdzamy pocztę elektroniczną i Facebooka. Po raz pierwszy tego dnia. A kolejny? W drodze do pracy lub szkoły, zaraz po przyjściu do biura, w przerwie lunchowej, przed snem. Co dostajemy pierwszego dnia, zaczynając pracę w nowej firmie? Na biurku czekają na nas telefon, papierowy kalendarz i oczywiście – komputer z dostępem do poczty służbowej.

Skrzynka pocztowa stanowi centrum naszego małego wszechświata. To w niej lądują najważniejsze e-maile od rodziny i znajomych, potwierdzenia transakcji internetowych, comiesięczne faktury za telefon i każda zmiana statusu realizacji zamówienia ze sklepu internetowego. Świat biznesu również kręci się wokół komunikacji elektronicznej – mówi się z przekąsem, że jeśli nie ma cię na Facebooku, nie istniejesz. W święcie biznesu, jeśli nie masz czegoś w e-mailu, to coś nie istnieje.

Właśnie ze względu na rolę poczty e-mail w codziennym życiu współczesnego konsumenta dla każdego marketera ważne jest, aby dotrzeć z komunikatem swojej marki do skrzynek pocztowych odbiorców. Co więcej, w codziennym pędzie i przy wszechobecnej reklamie nie wystarczy jedynie BYĆ. Ważne jest to, JAK się prezentujesz – z jakim komunikatem i w jakiej formie zwracasz się do odbiorcy.

Każdego dnia marketerzy analizują dane i szukają sposobów, jak skutecznie przebić się przez szum komunikacyjny, który otacza konsumenta. Jadąc autem, mijasz kolorowe bilbordy, neonowe szyldy, słuchasz reklam w radio, a po powrocie do domu reklamy krzyczą do ciebie z telewizora i stron internetowych. W niemal każdej chwili marketing i reklama atakują cię z kilku źródeł jednocześnie. Trudno jest w tym zgiełku wyłapać to, co ciekawe i wartościowe dla nas samych, odbiorców.

Jedno jest pewne. Każda marka, każdy przekaz ma dosłownie kilka sekund, aby zawalczyć o uwagę potencjalnego nabywcy. Potem komunikat staje się kolejnym nieistotnym zgrzytem marketingowym.

Warto zatem zadać sobie pytanie: Kiedy uwaga odbiorcy jest najbardziej skupiona? Wtedy, kiedy skierowany do niego komunikat jest OCZEKIWANY, odbiorca spodziewa się KONKRETNEJ TREŚCI, a sam przekaz trafia w BIEŻĄCĄ POTRZEBĘ.

Współczesny e-mail marketing skupia się właśnie na tych trzech elementach. Wykorzystując kilka sekund zainteresowania internauty poprzez dźwięk, obraz, ruch i tekst, e-mail marketing może skutecznie wpłynąć na pozytywny odbiór komunikatu i skłonić użytkownika do określonej akcji. Od ciebie zależy, czy będzie to nowa lub kolejna sprzedaż, wzrost odwiedzin witryny czy fala zapisów na bezpłatne webinarium.

Rozdział 1Podstawy: rynek e-mail marketingu i prawo

E-mail marketing w liczbach

Rok w rok zwolennicy mediów społecznościowych oraz nowinek w branży online wieszczą koniec ery e-mail marketingu. Miałby on zostać wyparty przez nowsze kanały komunikacji, te bardziej mobilne i społecznościowe. Praktyka jednak pokazuje, że e-mail marketing ma się świetnie, zataczając coraz większe kręgi w świecie internetowego marketingu.

Jak pokazują badania, obecnie na świecie jest ponad 2,6 mld użytkowników poczty e-mail (dane na koniec 2015 roku), co daje ponad siedmioprocentowy wzrost w stosunku do roku poprzedniego (źródło: Radicati Group). Coraz częściej mamy też więcej niż jedną skrzynkę e-mail. Skąd taki trend? Po pierwsze, na co dzień otrzymujemy tyle wiadomości, że kategoryzowanie ich ułatwia nam życie. Po drugie, digitalizacja urzędów i instytucji sprawia, że adres e-mail potrzebny jest dziś w zasadzie każdemu.

Większość użytkowników poczty e-mail ma kilka kont pocztowych

Źródło: XII Badanie wykorzystania poczty elektronicznej, SARE, 2016

Jak widać, potencjał, jaki swoim zasięgiem stwarza kanał e-mailowy, jest ogromny. Jeżeli dodać do tego częstotliwość i sposób korzystania z niego przez potencjalnych odbiorców, okazuje się, że e-mail może być nadal jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych.

Pomimo że w dalszym ciągu zdecydowana większość internautów odczytuje wiadomości na komputerze, logując się do poczty przez przeglądarkę (38%) lub korzystając z programu desktopowego, takiego jak Outlook (48%), coraz więcej osób sięga także po aplikację pocztową na smartfonie (10%), co sprawia, że e-mail staje się jeszcze bardziej osobistym medium komunikacji (dane na podstawie raportu XII Badanie wykorzystania poczty elektronicznej, SARE, 2016). Stwarza to duże możliwości kontaktu z użytkownikiem o każdej porze i w dowolnym miejscu.

Między innymi dlatego e-mail jest w dalszym ciągu jednym z najczęściej wybieranych narzędzi do podtrzymywania relacji z konsumentami i najchętniej wykorzystywaną metodą pozyskiwania nowych klientów.

Źródło: Demand Generation Benchmark, Software Advice and Research Now, 2015

Źródło: Marketing Technology Strategy Survey, Ascend2 & Research Partners, 2015

Źródło: XII Badanie wykorzystania poczty elektronicznej, SARE, 2016

Podsumujmy − decydując się na działania z zakresu e-mail marketingu i dodatkowo łącząc je z działaniami w innych kanałach, na przykład w mediach społecznościowych, masz szansę na skuteczne dotarcie do odbiorców i przekucie tego w sukces twojej marki. Oto przykład: w ubiegłorocznej edycji Black Friday kanałem, który przyniósł aż 25,1% nowej sprzedaży, był właśnie e-mail (źródło: Custora E-Commerce Pulse).

Aspekty prawne

Wiesz już, jak istotną rolę w komunikacji marketingowej odgrywa indywidualny adres e-mail, a tym samym jak cenny zasób stanowi on dla każdego marketera. Ponieważ, podobnie jak imię czy nazwisko, adres e-mail to dana osobowa, opieranie na nim komunikacji marketingowej jest ściśle uregulowane prawnie.

W Polsce organem do spraw ochrony danych osobowych jest Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych, w skrócie GIODO. Głównym zadaniem GIODO jest prowadzenie rejestru zbiorów danych, kontrola zgodności przetwarzania danych z przepisami ustawy, a także rozpatrywanie skarg w sprawach dotyczących nadużyć i nieprzestrzegania tychże przepisów[1]. GIODO nadzoruje działalność nie tylko podmiotów polskich, ale również zagranicznych przedsiębiorstw, które pracują z danymi osobowymi na terenie Polski. Przykładowo w 2011 roku Generalny Inspektorat nadzorował system rejestracji obrazu Google – Street View, za pomocą którego światowy potentat internetowy fotografował teren naszego kraju.

W praktyce dla każdego przedsiębiorcy współpraca z GIODO sprowadza się do trzech podstawowych obowiązków:

rejestracji zbioru danych osobowych,

należytej jego ochrony,

udostępniania wszystkich zbiorów do kontroli GIODO.

Czym jest dana osobowa?

Za daną osobową uważa się każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, której tożsamość można określić przez powołanie się na numer identyfikacyjny (na przykład PESEL) albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne[2].

Podstawowy zestaw danych osobowych, który każdy z nas wymieniłby w pierwszej kolejności, to: imię, nazwisko, adres zameldowania, płeć, wiek, miejsce pracy. Dwie takie na pozór ogólne informacje zestawione ze sobą umożliwiają identyfikację konkretnej osoby. Samo imię nie definiuje konkretnego pracownika, natomiast w zestawieniu z odpowiednim działem w danej firmie już tak. Podobnie konkretne nazwisko w powiązaniu z nazwą przedsiębiorstwa pozwala niemal natychmiast określić, o kogo chodzi. Okazuje się, że adres e-mail może również być daną osobową. Dlaczego? Ponieważ każdy taki adres jest unikatowy i należy do konkretnej osoby, a w zestawieniu na przykład z imieniem lub nazwiskiem stanowi wystarczającą podstawę do określenia jej tożsamości. Ponadto sam adres e-mail może zawierać dane osobowe.

Konstrukcja adresu e-mail:

jan.kowalski@przykladowyadres.pl = alias @ domena

Aliasem najczęściej jest imię, nazwisko, imię i nazwisko lub pseudonim, choć może to być dowolne słowo występujące w danym języku albo losowy ciąg znaków alfanumerycznych. Domeną jest najczęściej nazwa przedsiębiorstwa, na przykład firmaX.pl, lub nazwa jednego z popularnych dostawców usług internetowych (ang. Internet Service Provider – ISP), na przykład gmail.com, onet.pl czy wp.pl.

A zatem, jeśli adres e-mail będzie zawierał w aliasie lub domenie choć śladową wskazówkę pozwalającą odgadnąć tożsamość danej osoby, zostanie uznany za daną osobową i będzie podlegał restrykcyjnym wytycznym GIODO. Oczywistym przykładem jest imienny adres e-mail, na przykład jan.kowalski@przykladowyadres.pl, j.kowalski@przykladowyadres.pl lub jk@przykladowyadres.pl.

Czy adres biuro@firmaX.pl jest również daną osobową? Co do zasady nie. Niemniej w świetle nowelizacji Ustawy o ochronie danych osobowych od 1 stycznia 2015 roku tak skonstruowany adres e-mail może być również traktowany jak dana osobowa. Szczególnie, jeśli firma X jest jednoosobową działalnością lub przedsiębiorstwem zatrudniającym kilka osób. Pomimo że sam alias biuro nie jest daną osobową, w zestawieniu z domeną firmaX.pl może jasno wskazać osobę, na przykład właściciela lub sekretarkę, która odczytuje korespondencję elektroniczną z tego adresu. Jest to kwestia dość sporna i niejednoznaczna, dlatego należy rozpatrywać ją każdorazowo indywidualnie. Ze względu na dobre praktyki e-mail marketingu powinniśmy uznać każdy adres e-mail za daną osobową i mieć zgodę na komunikację marketingową dla każdego z nich.

Czy warto zbierać adresy typu biuro@ lub marketing@? W praktyce kampanie wysyłane na adresy ogólne, które nie należą do właścicieli firm, a jedynie są e-mailem kontaktowym z firmą, będą nieskuteczne. Kilka osób obsługujących daną skrzynkę pocztową uzna automatycznie takie wiadomości za niepożądane i nieinteresujące, gdyż nie będą one skierowane do konkretnej osoby mającej konkretną potrzebę.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Jako przedsiębiorca posiadający dane pracowników, dostawców, klientów czy potencjalnych odbiorców, masz obowiązek prawny zgłoszenia tego faktu do GIODO poprzez rejestrację zbioru danych. Takiej rejestracji najczęściej dokonuje się jednokrotnie – opis krok po kroku, jak sprawnie przejść przez ten proces znajdziesz w kolejnym rozdziale. Dzięki rejestracji zyskujesz podstawę prawną do przetwarzania posiadanych danych osobowych.

Najogólniej mówiąc, przetwarzaniem danych jest każda operacja polegająca na przykład na ich przechowywaniu, zmienianiu, udostępnianiu czy usuwaniu[3], bez względu na to, czy baza danych jest ręcznie zrobioną listą na papierze, plikiem w formacie CSV na dysku czy zasobem na serwerze zewnętrznym.

Najważniejsze z punktu widzenia e-mail marketingu jest rozróżnienie pomiędzy przetwarzaniem danych a przetwarzaniem danych w celach marketingowych.

Pierwsze pojęcie odnosi się do uzyskania zgody od danej osoby na wykorzystanie jej danych osobowych na potrzeby konkretnej umowy, najczęściej w celu zrealizowania usługi lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa[4]. Z tego typu zgodą mamy do czynienia w wielu codziennych sytuacjach, na przykład przy zakupie towaru przez Internet, w procesie rekrutacyjnym, podczas rezerwacji noclegu w hotelu czy przy nabyciu usługi telekomunikacyjnej. Bez jednoznacznego oświadczenia woli (tzw. zgody) strony zawierającej umowę usługa nie mogłaby być zrealizowana – zamówiony towar nie mógłby być wysłany i dostarczony, a odpowiedź na ogłoszenie w sprawie pracy nie zostałaby uwzględniona przez rekrutera.

[1] Na podstawie Art. 12 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

[2] Definicja na podstawie Art. 6 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

[3] Na podstawie Art. 7 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

[4] Więcej na temat podstaw do przetwarzania danych osobowych w Art. 6 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.