Praca zbiorowa pod nadzorem:

Katarzyny Wrońskiej-Zblewskiej (pierwsze trzy działy),

Moniki Frączek (dział dotyczący ewidencjonowania czasu pracy)

Wydawca:

Barbara Plucińska

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt graficzny okładki

Magdalen Huta

Druk

KRM Druk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-8344-376-8

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Akta osobowe 2024 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Akta osobowe 2024 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Akta osobowe 2024 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel. 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Okresy przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Od 2019 roku nie musimy już przechowywać akt pracowników, których stosunek pracy nawiązał się od 1 stycznia 2019 r. przez 50 lat, lecz jedynie przez 10 lat. Możemy też skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentów z akt osobowych wielu pracowników, których stosunek pracy nawiązał się przed 1 stycznia 2019 r. Jednak taka możliwość jest obwarowana dodatkowym warunkiem. Dlatego są pracownicy, których akta osobowe są objęte 10-letnim okresem przechowywania, oraz tacy, których akta musimy nadal przechowywać przez 50 lat. Może się także zdarzyć, że jeden pracownik będzie miał u danego pracodawcy akta przechowywane przez 50 i przez 10 lat. Sprawdź szczegóły.

Jakie zasady obowiązywały przed 1 stycznia 2019 r.?

Przed 2019 rokiem Kodeks pracy nakazywał pracodawcy:

•prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika oraz

•przechowywanie wymienionych dokumentów w warunkach niegrożących usz-kodzeniem lub zniszczeniem pod groźbą kary grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 kp).

W Kodeksie pracy nie regulowano natomiast ani sposobu, ani okresu obowiązkowego przechowywania tych dokumentów. Zarówno sam obowiązek przechowywania akt osobowych, jak i 50-letni okres ich przechowywania był wywodzony przed 2019 rokiem z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Jakie zasady obowiązują od 2019 roku?

Okres przechowywania akt osobowych został:

•uregulowany jako 10-letni (dla dokumentów gromadzonych i tworzonych w związku ze stosunkiem pracy nawiązanym począwszy od 1 stycznia 2019 r.),

•skrócony do 10 lat (dla niektórych pracowników i tylko pod pewnymi warunkami),

•pozostał 50-letni.

W porównaniu z poprzednim stanem prawnym 10-letni okres wynika wprost z Kodeksu pracy i jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy danego pracownika uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

przykład

Okres przechowywania akt – obliczanie

Pracownik został zatrudniony na czas określony w okresie 1 marca – 30 listopada 2023 r. Z końcem listopada jego stosunek pracy ustał z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa, a pracodawca wydał mu świadectwo pracy. Akta osobowe takiego pracownika powinny być przechowywane przez 10 lat, licząc od 31 grudnia 2023 r., czyli do 31 grudnia 2033 r. (potem pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji, a po tym terminie pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji).

Uwaga: termin przechowywania liczony jest nie od 1 stycznia 2024, lecz od 31 grudnia 2023 r., więc teoretycznie powinien upływać już 30 grudnia 2033 r. Jednak wyjaśnienia publikowane na stronach internetowych resortu przedsiębiorczości i technologii biznes.gov.pl. wskazują wyraźnie, że w takim przypadku powinien to być jednak 31 grudnia 2033 r. (materiał informacyjny publikowany na stronach internetowych biznes.gov.pl – pytania i odpowiedzi 2 w zakładce e-Akta pracownicze).

Przez cały okres przechowywania pracodawca musi tak zabezpieczyć dokumenty, aby nie tylko nie uległy zniszczeniu czy uszkodzeniu, ale pozostały one poufne, integralne, kompletne oraz dostępne – np. na wypadek kontroli PIP lub ZUS czy w razie wniosku byłego pracownika o wydanie kopii dokumentów. Zasady te dotyczą w równej mierze akt papierowych i elektronicznych (o aktach elektronicznych napisano w dalszych wyjaśnieniach).

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji.

Znajdziesz tam również:

Zasady prowadzenia akt osobowych – według nowego rozporządzenia

Ewidencjonowanie czasu pracy

Informacja o okresie przechowywania akt