Redakcja

Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. II – urlopy, czas pracy, wynagrodzenia” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę najważniejszej dokumentacji pracowniczej.

Konsultacja merytoryczna

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Wydawca

Barbara Plucińska

Redaktor prowadzący

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt okładki

Magdalena Huta

Druk

Drukarnia KRM Druk

Skład i łamanie

„Triograf ” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-8276-845-9

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy. Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. II – urlopy, czas pracy, wynagrodzenia” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. II – urlopy, czas pracy, wynagrodzenia” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. II – urlopy, czas pracy, wynagrodzenia” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wstęp

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków pracodawcy. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy drugą część „Vademecum dokumentacji kadrowej”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców.

W tej części publikacji Czytelnicy znajdą wzory przykładowo wypełnionych dokumentów związanych z urlopami, czasem pracy i wynagrodzeniami. Do tego praktyczny komentarz eksperta, jak przygotować dany dokument – a przede wszystkim na co zwrócić uwagę, by poprawnie go wypełnić. Wszystko zilustrowane mnóstwem przykładów z praktyki kadrowej. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb.

Komentarz eksperta do każdego wzoru oprócz informacji na temat wypełniania dokumentu zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego pisma, regulaminu czy procedury.

Niemniej istotną, a często problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników. Dlatego też w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, gdzie powinien być on przechowywany, zwłaszcza, że nie każdy dokument może znaleźć się w teczce personalnej pracownika.

Przedstawiamy również dokumenty, których wprowadzenie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść pracodawcy korzyści i zabezpieczyć firmę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Pokazujemy także, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Dodatkowo każdy z działów zawiera poradę w zakresie kontroli PIP dotyczącej naruszenia przez pracodawcę wybranych przepisów o urlopach, czasie pracy czy wynagrodzeniach.

Zapraszamy do lektury

redakcja

Wzory dokumentów do pobrania na: vademecum.wip.pl/czesc-2

Rozdział I Urlopy wypoczynkowe

W tym rozdziale przedstawiamy wzory dokumentów związanych z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Warto wiedzieć:

 Jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować?

 Co muszą zawierać nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty niezbędne do przesunięcia terminu urlopu czy do odwołania pracownika z urlopu?

 Jaki zapis warto wprowadzić do regulaminu pracy (czy innego aktu wewnątrzzakładowego), aby uporządkować zasady udzielania pracownikom urlopów na żądanie?

 Dlaczego warto stosować w firmie pisemne informacje dla pracowników o konieczności wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych?

 Jak poprawnie sporządzić dokument odwołania z urlopu wypoczynkowego i w jakich konkretnie sytuacjach można z niego skorzystać?

 Jakie będę sankcje dla pracodawcy w razie nieprawidłowości w ustaleniu wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników?

 Kiedy pracodawca może zastosować porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

W tym rozdziale Czytelnicy znajdą następujące wzory:

■ Plan urlopów na 2023 rok

■ Wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy

■ Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie

■ Wniosek pracownika o przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego

■ Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu

■ Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

■ Porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik będzie wykorzystywał w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę

Plan urlopów wypoczynkowych

Ustalanie planu urlopów jest jednym ze sposobów udzielania pracownikom należnego im w każdym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego (art. 161 Kodeksu pracy). Pracodawca zapewnia sobie w ten sposób wykorzystywanie przysługującego pracownikom urlopu zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Zapobiega to więc zamieszaniu i nieporozumieniom, które mogą się pojawić przy składaniu wniosków urlopowych przez wielu pracowników w tym samym terminie. O tym, jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować, piszemy w tym artykule.

Dowiesz się z niego:

■ Jakie informacje powinny się znaleźć w planie urlopów?

■ Którzy pracodawcy sporządzają plan urlopów wypoczynkowych?

■ Na jakie okresy tworzy się plan (na rok, pół roku, na kwartał)?

■ Czy w planie urlopów uwzględnia się również urlopy zaległe pracowników?

■ Kto konkretnie w firmie sporządza plan urlopów, a kto go zatwierdza?

■ Czy mając plan urlopów, można wymagać od pracowników jeszcze wniosków urlopowych?

PLAN URLOPÓW na 2023 ROK

wzór

Minox sp. z o.o.

Plan urlopów na 2023 rok

Dział

Pracownik

Stanowisko pracy

Urlop

zaległy

Urlop

bieżący

Ilość

urlopu ogółem

Planowany termin wykorzystania

Podpis pracownika

Handlowy

Anna Lis

starszy specjalista

5 dni

26 dni

31 dni

6–24 marca (15 dni)

14–25 maja (8 dni)

Anna Lis

Handlowy

Sylwia Nowak

młodszy specjalista

4 dni

20 dni

24 dni

9–30 stycznia (16 dni)

23–26 października (4 dni)

Sylwia Nowak

Handlowy

Sławomir Zaleski

kasjer

5 dni

20 dni

25 dni

10–22 lutego (9 dni)

12–21 czerwca (8 dni)

Sławomir Zaleski

Handlowy

Bartosz Kosowski

kasjer

0 dni

26 dni

26 dni

3 sierpnia – 30 sierpnia (20 dni)

Bartosz Kosowski

Handlowy

Mateusz Nizicki

sprzedawca

3 dni

26 dni

29 dni

11–25 sierpnia (10 dni)

4–19 września (12 dni)

Mateusz Nizicki

Sporządził: Zatwierdził:

Adam KowalskiMirosław Nowak

kierownik działu handlowegoprezes zarządu

Uwaga! Występujące we wzorach oznaczenia od 1 do 8 odnoszą się do kolejnych zagadnień omawianych w dalszej części artykułu.

Gdy nie ma planu, potrzebny będzie wniosek urlopowy

Plan urlopów muszą tworzyć pracodawcy, u których w zakładzie działają zakładowe organizacje związkowe, chyba że związki zawodowe zgodzą się na nieustalanie planu. Nie muszą, choć mogą tworzyć plan urlopów pracodawcy, u których w zakładzie nie działają związki zawodowe. Plan może ustalać zatem każdy pracodawca, nawet jeśli zatrudnia kilku pracowników.

W przypadku gdy w firmie nie tworzy się planu urlopów, pracownikom są udzielane urlopy wypoczynkowe na ich wniosek, po porozumieniu się z pracodawcą co do terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy, dalej: kp) – patrz: przykład.

Tworząc plan urlopów, pracodawca ma pewność, że urlopy będą wykorzystywane zgodnie z poczynionymi w tym dokumencie ustaleniami (art. 163 kp). Nie będzie potrzeby każdorazowego uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopów.

Najczęstszą praktyką jest planowanie na cały rok

Przepisy prawa pracy nie określają, na jaki okres ma zostać ustalony plan urlopów. W praktyce najczęściej spotyka się plany sporządzane na cały rok kalendarzowy. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca sporządzał taki dokument na okresy krótsze niż rok, np. na pół roku, na kwartał.

Trzeba stworzyć dokument odpowiednio wcześniej i powiadomić pracowników

Przepisy nie określają terminu na ustalenie planu. Jednak powinien on zostać utworzony i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na dzień przed datą, od jakiej ma obowiązywać (patrz: przykład).

Informacja dla zatrudnionych – zgodnie z firmową praktyką

Plan urlopów trzeba ustalić odpowiednio wcześnie i podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w konkretnej firmie (art. 163 § 2 kp). Można:

wywiesić go na tablicy informacyjnej lub

■ rozesłać do wiadomości pracowników wewnętrzną pocztą (e-mailem), jak również

■ umieścić dokument w wewnętrznej sieci internetowej firmy – intranecie.

Sposób podawania do wiadomości pracowników ważnych dla nich informacji, np. planu urlopów, trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy) albo w umowach o pracę (gdy w firmie nie ma regulaminu pracy).

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji

Znajdziesz tam również:

Rozdział II Urlopy rodzicielskie

Rozdział III Czas pracy – planowanie i rozliczanie

Rozdział IV Czas pracy – wnioski pracowników

Rozdział V Czas pracy – systemy i okres rozliczeniowy

Rozdział VI Wynagrodzenia